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Praxis- Datensätze sauber managen

03.01.2008

Um Geschäftschancen optimal nutzen und sich als zuverlässiger Geschäftspartner profilieren zu können, sind aktuelle und vollständige Kundendaten für Unternehmen ein absolutes Muss. Vor allem die Stammdaten sind für alle Bereiche der Kundenbeziehung von wesentlicher Bedeutung. Die Aktualisierung dieser Daten ist jedoch oft mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden und wird deswegen gerne auf die lange Bank geschoben. Eine strategische Partnerschaft zwischen der Schufa BusinessLine in Wiesbaden und dem Softwarehaus Human Inference schafft hier nun Abhilfe.

Unsaubere Datensätze sorgen nicht nur für ein ungutes Gefühl bei der Kundenakquise, sondern können für ein Unternehmen auch richtig teuer werden. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie des Beratungsunternehmens Agens Consulting in Ellerau, das für seine Untersuchung die Datenbestände im Bankensektor unter die Lupe nahm. Demnach entstehen den deutschen Geldinstituten durch die Datenverschmutzung bereits heute Kosten in Höhe von 40 bis 50 Prozent ihres IT-Budgets. Und das sind nur die sichtbaren Ausgaben. Versteckte Kosten – etwa für erhöhte Bearbeitungszeiten, unzufriedenes Personal oder abgewanderte Kunden – wurden noch nicht mit berücksichtigt.

Vor diesem Hintergrund steht also fest: Eine hohe Qualität der Geschäftspartnerdaten kann besonders im hart umkämpften Business-to-Business-Markt über Erfolg oder Misserfolg eines Geschäftsabschlusses entscheiden. Besonders, wenn es um die höchste Managementebene geht. Denn während Anschreiben an ausgeschiedene Mitarbeiter meistens einfach im Papierkorb landen, herrscht in den Führungsetagen ein ganz anderes Klima. Schreibt man hier beispielsweise den Geschäftsführer an, der bereits vor zwei Jahren zur Konkurrenz gewechselt ist, hat man sämtliche Chancen und eventuell vorhandene Sympathien schnell verspielt.

Das Problem ist also hinreichend bekannt, die Lösung ist allerdings oft schwierig, denn: Gerade wenn ein Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu einer Vielzahl von Firmen unterhält, ist die Pflege der Adressdaten mitunter enorm aufwändig und wird deshalb gerne auf die lange Bank geschoben. Denn obwohl jede anzeigepflichtige Änderung, wie etwa ein Wechsel in der Geschäftsführung, ein Umzug oder eine Umfirmierung im täglich erscheinenden Bundesanzeiger erfasst wird, kann kaum ein Unternehmen für die tagesaktuelle Zuverlässigkeit seiner Kontaktdaten garantieren.

Welche Firma hat schließlich die Zeit und die Ressourcen, diese umfangreiche Publikation zu sichten und die relevanten Informationen zu selektieren? Wer soll die rund 1500 Eintragungen täglich prüfen, filtern und ins unternehmenseigene System eingeben?

Tagesaktuelle Updates

Probleme, die für die Kunden der Schufa BusinessLine in Wiesbaden der Vergangenheit angehören. Als Bestandteil der Schufa Holding AG unterstützt der Dienstleister Firmen bei der Kreditgewährung an Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Gesellschafter oder Geschäftsführer kleiner Kapitalgesellschaften indem er seinen Unternehmenskunden wichtige Wirtschaftsinformationen liefert, mit denen diese ihr Risikomanagement vereinfachen und optimieren können. Und weil man bei der Schufa BusinessLine weiß, dass Risikomanagement nicht nur etwas mit dem Wissen über die Liquidität oder Innovationskraft eines Unternehmens zu tun hat, bieten die Kreditexperten ihren Firmenkunden neben Scoring- und Auskunftsleistungen eine weitere Dienstleistung an: Den HR-InfoService.

Der liefert seinen Abonnenten aktuelle Informationen über sämtliche im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Davon profitiert besonders die Finanzwirtschaft: Zieht doch das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) seit dem 1. Januar 2007 umfangreiche Veränderungen bei der Publikation von veröffentlichungspflichtigen Eintragungen nach sich. Änderungen im Handelsregister können von nun an nicht mehr im gedruckten Bundesanzeiger, sondern nur noch online eingesehen werden. Dies hat für viele Kreditinstitute massive Auswirkungen auf deren Beschaffung von relevanten Informationen.

Mit dem HR-InfoService ermöglicht die Schufa BusinessLine Banken eine sehr komfortable regelmäßige digitale Aktualisierung ihrer Kundendaten. So bleiben Kunden- bzw. Debitorendaten trotz des Wegfalls papiergebundener Veröffentlichungen von Handelsregistereintragungen im Bundesanzeiger stets aktuell.

Doch auch außerhalb der Finanzbranche liegt der Vorteil des HR-InfoServices auf der Hand: Firmen können sämtliche Meldungen im Handelsregister, wie z.B. Verlagerungen des Firmensitzes, einen Geschäftsführerwechsel oder die Insolvenzeröffnung eines Kunden automatisiert und zeitnah in die eigenen Kunden- bzw. Debitorendaten importieren. Und da damit das aufwändige Lesen öffentlicher Bekanntmachungen oder die detaillierte Online-Suche entfällt, bietet der neue Service den Schufa-Kunden zusätzlich eine Kostenersparnis gegenüber der Verarbeitung kompletter Auszüge aus dem Handelsregister.

Abgleich der Datenbestände

Und nicht nur das: Noch bevor die Aktualisierungen per Knopfdruck an den Geschäftspartner übermittelt werden, stellt Schufa BusinessLine sicher, dass die vorhandenen Datensätze beim Kunden auch korrekt sind. Dazu wird der Datenbankbestand des Kunden mit den im Handelsregister gespeicherten Informationen abgeglichen. Nicht identifizierbare Unternehmen werden zur teilmanuellen Prüfung und Nachbearbeitung herausgefiltert. Der Vorteil: Die Schufa-Kunden müssen sich nur noch mit den Daten befassen, die der HR-InfoService nicht zuordnen konnte.

Basis für diese effektive Frischzellenkur ist die Lösung HIquality Identify des niederländischen Softwarehauses Human Inference. Das Besondere daran: Die Lösung basiert nicht – wie viele andere Produkte zur Erhöhung der Qualität von Adressdaten – auf rein mathematischer Logik, sondern bringt auch Sprachkenntnisse und kulturelles Wissen in den Prüfprozess mit ein. So lange es nur um Daten wie beispielsweise einen gleichen Namen, gleiche Straße oder gleiche Adresse geht, lassen sich die Doppelungen leicht erkennen und wurden auch früher schon vom System gemeldet. Aber nur wenn die Software die Datenbestände auch interpretieren kann, lässt sich erkennen, dass es sich beispielsweise bei BMW und den Bayerischen Motoren Werken um ein und denselben Kunden handelt.

Verschiedene Verfahren sichern den Erfolg

Außerdem müssen zur korrekten Verarbeitung und Bewertung von Namenseintragungen einzelne Namenselemente ebenso wie deren Bestandteile und Beziehung zueinander bekannt sein. Handelt es sich etwa bei "Siemens" um einen Firmen- oder einen Familiennamen? Steht der Begriff "Hans Wegener-Wein" für eine Rüdesheimer Kellerei oder einen verheirateten Akademiker mit Doppelnamen? Der Mensch trifft diese Unterscheidung in Sekundenbruchteilen, mit rein mathematischer Logik ist dies dagegen nicht möglich, womit die bisherigen Systeme immer wieder auf Probleme stießen.

Noch komplizierter wird die Sicherung der Datenqualität durch die zunehmende Globalisierung, da immer mehr ausländische Namen und Adressen aus anderen Ländern Einzug in die Datenbanken halten. Denn aufgrund unterschiedlicher Rechtschreibung und Aussprache, Abkürzungen, Akronyme, Ähnlichkeiten (z.B. Beecham und Beauchamp), Morphologie (z.B. Vandamme und Van Damme) oder Wortreihenfolgen (z.B. Chong Bung Li und Li Bung Chong) kann ein kennzeichnendes Namenselement in unterschiedlichen Schreibweisen auftreten. Um diese Übereinstimmungen dennoch zuverlässig herauszufiltern, setzt HIquality Identify verschiedene Verfahren, wie z.B. Wortbilder, Trigramme, exakte Zeichenfolgen, Akronyme, Schlüsselwörter, Matrix und Phonologie ein.

Und das mit großem Erfolg, wie das Beispiel der Schufa BusinessLine zeigt. Mittlerweile ist dort nämlich der Aufbau der Referenzdatenbank mit mehr als 1,3 Millionen Adressdaten aufgebaut worden, die von rund hundert namhaften Kunden aus der Finanzbranche genutzt wird. Und dort beispielsweise bei der Akquise von Neukunden helfen. Schließlich stellen frisch gegründete Unternehmen und neu bestellte Geschäftsführer interessante Zielgruppen für zahlreiche Vertriebsmaßnahmen dar.

Mit dem HR-RegioService können Unternehmen aller Branchen das Potenzial der Handelsregistereintragungen jetzt nutzen und sich mit nach Art und Region der Eintragung exakt auf ihre Anforderungen zugeschnittenen Meldungen elektronisch beliefern lassen. Schneller und einfacher können Vertriebsmaßnahmen gar nicht gestartet werden.