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9 coole CRM-Features

und wie Sie die in Ihrem Vertriebsalltag integrieren können

9 coole CRM-Features

Bei vielen CRM-Lösungen können Sie nicht nur Kontakte und Angebote verwalten. Nachfolgend stellen wir Ihnen neun coole Features vor. Sie helfen Ihnen, Ihren Vertriebsalltag besser zu organisieren und Vertriebsprozesse zu optimieren. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Sie diese Features auch ohne das jeweilige CRM-Tool nutzen können.

1. Wo sitzen meine Kontakte – Maps in karmaCRM

Das Maps-Feature von karmaCRM zeigt Ihnen Ihre Kontakte auf einer Landkarte an.

Maps-Feature in karmaCRM
Maps in karmaCRM


Warum ist das cool?

Wenn Sie einen Kundenbesuch planen, sehen Sie, welches Unternehmen noch auf dem Weg liegt.

Oder Sie organisieren ein Event und möchten alle Kontakte in der Nähe einladen.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Einer meiner Kunden organisiert regelmäßig Veranstaltungen. Er hat seine Kontakte zusätzlich mit Schlagworten versehen, „Rheinland“, „Franken“, „Oberbayern“. Er findet diese Klassifizierung hilfreicher, als mögliche Teilnehmer anhand von Postleitzahlen zu suchen.

Wenn Ihre Lösung Tagging nicht zulässt, fügen Sie weitere Felder in Ihrem Kontaktformular hinzu: Region/Bundesland etc.

 

2. Alle Kontakte im Eimer – Bucket-Feature von karmaCRM oder Contactually

Bei Contactually oder karmaCRM können Sie Ihre Kontakte bestimmten Buckets, Eimern, zuweisen. Nach einer von Ihnen festgelegten Anzahl von Tagen bekommen Sie eine Erinnerung, sich wieder einmal zu melden.

Buckets in Contactually
Buckets in Contactually

Warum ist das cool?

Erstens: Sie können Ihre Kontakte nicht nur in „Leads“, „Prospects“ oder „Customer“ unterteilen, sondern auf diese Weise viel stärker selektieren. Also „Messe ABC 2016“ oder „Produkt 1“.

Zweitens: Sie können das Nachfassen spezifischer steuern. Statt bei allen Leads nach 30 Tagen nachzuhaken, melden Sie sich bei einer Gruppe bereits nach 15, bei einer anderen erst nach 60 Tagen.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Genauere Zuordnung

Bei vielen Tools können Sie „Lead Sources“ angeben. Fügen Sie dort weitere Auswahlmöglichkeiten hinzu, „Messe XYZ“, „Produkt-Demo“, „Webinar ABC“.

Erinnerungen

Tragen Sie Termine ein. Das geht bei den allermeisten CRM-Lösungen. Oder vermerken Sie es in Ihrem Kalender.

Die viel wichtigere Frage lautet jedoch:

Haben Sie für sich festgelegt, nach wie vielen Tagen Sie bei Leads, Prospects & Co. nachhaken? Oder ist das eher: „Machen wir, wenn mal Zeit ist“. Das heißt, Sie überlassen es dem Zufall oder der Tagesform.

 

3. Lange, lange her – RAYNET Cloud CRM zählt die Tage

RAYNET Cloud CRM zeigt an, wie viele Tage seit dem letzten Kontakt vergangen sind.

Kontakt-Detailseite in RAYNET Cloud CRM mit Hervorhebung "wann fand der letzte Kontakt statt" und "wann ist die nächste Aktivität geplant"
Kontakt-Detailseite in RAYNET Cloud CRM

Warum ist das cool?

Sie sehen, wie viel Zeit oft vergeht, bis Sie sich melden.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Falls Sie Excel als CRM-Tool nutzen, fügen Sie eine Spalte hinzu: „Tage seit der letzten Kontaktaufnahme“. SpreadsheetCRM hat dies so gelöst.

Follow-Up in Spreadsheet CRM
Follow-up in Spreadsheet CRM

Oder Sie setzen sich einen Reminder. Bei den meisten Tools haben in den „Aktivitäten“ eine Übersicht über alle anstehenden Aufgaben.

 

4. Werden Sie persönlich – Massen-E-Mails bei Nimble & Contactually

Bei Nimble oder Contactually können Sie Massen-E-Mails vor dem Versand individuell anpassen.

Group Messages in Nimble
Group Messages in Nimble

Warum ist das cool?

Bei einer Einladung zu einem Webinar können Sie im ersten Satz ergänzen: „Es hat mich gefreut, dass wir uns letzte Woche endlich mal getroffen haben. Hier ist die Einladung zum Webinar“. So wird die Nachricht persönlich, ohne jede E-Mail komplett neu verfassen zu müssen.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Verwenden Sie Textbausteine, statt Copy & Paste von bereits verschickten E-Mails zu machen. Ich nutze dafür das kostenlose Thunderbird-Addon „Quicktext“.

5. Wie reden Sie mit mir? – Personalisierte Anrede bei CiviCRM

„Hi“, „Lieber Peter“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“? Oder besser das neutrale „Hallo“? Bei CiviCRM legen Sie das für jeden Kontakt fest und können es als Textbaustein bei Mailings/E-Mails verwenden.

Personalisierte Anrede CiviCRM
Personalisierte Anrede CiviCRM

Warum ist das cool?

Sie treffen schon bei der Anrede den richtigen Ton und können Nachrichten auf diese Weise individuell gestalten. Es beantwortet auch die Frage: Bin ich mit diesem Kontakt eigentlich per „Du“ oder „Sie“. Ich muss zugeben, dass ich das gerade bei XING-Kontakten nicht mehr von allen weiß.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld/Drop-down-Menü im Kontaktformular hinzu. Bei XING vergeben Sie einfach ein Du- oder Sie-Tag.

6. Das wird nichts mehr – Rotting-Feature bei pipedrive

Nach einer vorab festgelegten Anzahl von Tagen wird bei pipedrive ein Angebot zu einem „rotten deal“. Der Mitgründer hat damit seine Erfahrung aus der Kaltakquise integriert. Im Sommer verblassten nach zwei, drei Wochen die Post-its, auf denen er Vertriebsmöglichkeiten geschrieben hatte. Meist war das ein Zeichen, dass sie schon zu lange dort hingen und wohl nichts mehr daraus werden würde.

Rotting Feature in pipedrive
Rotting-Feature in pipedrive

Warum ist das cool?

Eine volle Pipeline bringt nichts, wenn sich darin zahlreiche Angebote befinden, bei denen sich seit Wochen nichts mehr getan hat. Daher ist es gut, einen Cut zu machen und die Energie auf aussichtsreichere Projekte zu verwenden.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Fragen Sie sich, wie viele Angebote derzeit in Ihrer Pipeline stecken, bei denen die Auftragswahrscheinlichkeit kleiner als zehn Prozent ist.

Überprüfen Sie Angebote regelmäßig auf „rotten deals“. Ab wann lohnt es sich nicht mehr, regelmäßig nachzufragen?

7. Und, was kam raus? – Anrufnotizen bei OnePageCRM

Über ein Drop-down-Menü können Sie bei OnePageCRM das Ergebnis eines Telefonats auswählen. In der Aktivitätenübersicht wird das auch optisch schön aufbereitet.

Anrufnotiz in OnePageCRM hinzufügen
Anrufnotiz in OnePageCRM

 

Activity Reporting in OnePageCRM
Activity Reporting in OnePageCRM


Warum ist das cool?

Auf diese Weise dokumentiert das Team das Ergebnis einheitlich, und die Eingabe geht wesentlich schneller.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Überlegen Sie, wie Sie die Dateneingabe vereinfachen. Wo können Sie anstelle von Fließtext ein Drop-down-Menü verwenden? So standardisieren Ergebnisse, was die Auswertung erleichtert. Sie sorgen auch dafür, dass es mehr Spaß macht, Dinge zu dokumentieren.

Können Sie, wie im Screenshot, ein Kanban-Board mit Aktivitäten anlegen, um Aufgaben besser zu visualisieren? Das ist mehr Arbeit, aber wenn Sie noch kein Tool benutzen, kann es helfen, Ihren Vertriebsalltag besser zu organisieren. Es gibt auch kostenlose Tools dafür, zum Beispiel Trello.

8. Dinge ausblenden – Formularfelder bei Bitrix24

Nicht benötigte Felder können Sie bei Bitrix24 während der Kontakteingabe aus- bzw. einblenden.

Formularfelder ausblenden in Bitrix24
Formularfelder ausblenden bei Bitrix24

Warum ist das cool?

Sie pflegen nur die Daten ein, die Sie benötigen. Sie quälen sich so nicht durch lange Formulare, obwohl Sie nur Angaben zu Vorname, Nachnahme, E-Mail-Adresse haben.

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Formulare mit vielen Feldern schrecken ab, gerade wenn Sie viele Kontakte einpflegen müssen, nach Messen beispielsweise. Sie sind außerdem unübersichtlich. Fragen Sie sich daher: Welche Felder brauchen wir wirklich?

9. Wie lange brauchen wir? – Pipeline-Statistiken bei pipedrive

pipeprive zeigt Ihnen, nach wie vielen Tagen ein Angebot durchschnittlich zum Abschluss kommt. Außerdem wie lange es sich in welcher Phase befindet. Leider wurde die Darstellung inzwischen geändert. Der Screenshot stammt aus dem Jahr 2014.

Pipeline Metriken in pipedrive
Pipeline-Metriken in pipedrive (frühere Darstellung)

Warum ist das cool?

Sie können auf diese Weise Ihren Angebotsprozess optimieren. Warum braucht es beispielsweise 45 Tage, bis Sie den Auftrag bekommen? Was können Sie noch verbessern?

Wie können Sie dieses Feature in Ihre CRM-Lösung/Ihren Vertriebsalltag integrieren?

Wann haben Sie das letzte Mal Ihren Angebotsprozess analysiert? Gibt es überhaupt einen Prozess? Nach wie vielen Tagen haken Sie nach? Wer ist dafür verantwortlich? Was ist der Grund, warum Sie Angebote an die Konkurrenz verlieren? Liegt es am Preis oder gibt es noch andere Dinge?

Fazit

Wie Sie sehen, müssen Sie nicht das Tool benutzen, um in den Genuss der jeweiligen Features zu kommen. Es hilft bereits, sich immer wieder zu fragen: Läuft es rund? Wie können wir unsere Prozesse optimieren? Und vielleicht ist der erste Schritt, die Formulare zu reduzieren, um die Dateneingabe zu vereinfachen.

Kennen Sie weitere „coole“ CRM-Features? Ich freue mich über weitere Vorschläge.

Written by Ute Mündlein

Ute Mündlein ist freiberuflicher Vertriebscoach und Mitgründerin von CRMmanager.de. Die häufigste Frage, die ihr nach „Wie finde ich neue Kunden?“ gestellt wird, ist: „Welches CRM-Tool empfiehlst du?“ „Es kommt darauf an“ war auf Dauer eine unbefriedigende Antwort für sie – und ihren Gegenüber. Daher hat sie begonnen, ausführliche Testberichte zunächst auf ihrem Blog Der Reiche Poet und nun auf CRMmanager zu veröffentlichen.

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