Was ist das beste CRM-Tool?

Ein häufiges Thema in Vertriebsforen ist: „Was ist das beste CRM-Tool?“ An Vorschlägen mangelt es nicht, im Gegenteil. Und obwohl sie sich alle als CRM-Tool bezeichnen, gibt es doch sehr große Unterschiede. Die beste Antwort ist auf „Welches CRM-Tool könnt ihr empfehlen?“ ist daher: keins. Es ist nämlich die falsche Frage.

Um hilfreiche Antworten zu bekommen bzw. gezielter zu suchen, sollten Sie sich vorher überlegen, das beste Tool, aber wofür? Folgende Punkte sollten Sie dabei in Betracht ziehen:

Was brauche ich? Bei was soll mich das CRM-Tool unterstützen?

• Wollen Sie nur Ihre Kontakte an einer zentralen Stelle verwalten? In dem Fall reicht unter Umständen eine einfache Kontaktverwaltung.
• Ist Ihnen wichtig, umfangreiche Auswertungen Ihrer Vertriebsaktivitäten zu haben? Auch wenn viele Tools dies anbieten, sind die Unterschiede groß. Nur als Beispiel: Manche bieten nur begrenzte Auswertungsmöglichkeiten an. Bei anderen können Sie eigene Reports erstellen. Manche gleichen eher einer Excel-Liste, andere bereiten die Daten grafisch ansprechend auf.
• Soll es Sie bei der Auftragsakquise unterstützen? Hier ist beispielsweise die Unterscheidung in Prospects, Leads und Kunden interessant. Oder es eine Übersicht über alle Vertriebsaktivitäten in Form eines Kanban-Boards bieten.
• Möchten Sie bei Ihren Kontakten regelmäßig nachhaken? An dieser Stelle kann ein Aktivitäten-Feature hilfreich sein oder die regelmäßige Erinnerung, bei wem Sie sich wieder einmal melden könnten.
• Wollen Sie darüber auch oder vor allem Marketingkampagnen, wie E-Mail-Newsletter oder Veranstaltungen organisieren? Nicht jedes Tool bietet diese Möglichkeit an. Achten Sie hier auf Kampagnen-Funktionalitäten in der Feature-Liste.
• Benötigen Social-CRM-Features? Auch das grenzt die Liste ein. Viele Tools bieten das noch nicht an.

Wie eingangs geschrieben gibt es große Unterschiede bei CRM-Tools. Aus diesem Grund ist eine pauschale Empfehlung wenig sinnvoll. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Frage: Was würden Sie in Zukunft gerne machen? Auch danach können Sie die oben stehende Liste durchgehen.

Das beste Tool, aber was brauche ich wirklich?

Entscheiden Sie sich nicht für ein Tool, das „alles“ kann, wenn Sie nur einen Bruchteil des Funktionsumfangs im Vertriebsalltag wirklich brauchen. Sie sparen damit unter Umständen Geld. Viel wichtiger: Ein mächtiges Tool wird nicht mehr oder intensiver genutzt. Im Gegenteil, es schreckt meiner Erfahrung nach eher ab oder wirkt demotivierend.

Daher fragen Sie sich bei der Auswahl: Was brauche ich wirklich?

Um die Anzahl weiter einzugrenzen und hilfreiche Antworten zu bekommen, geben Sie weitere Kriterien an:

1. Soll es eine Weblösung sein oder lokal auf einem Rechner laufen (Mac/Windows)?
2. Wenn es eine Weblösung ist, soll sie in Deutschland gehostet werden? Das schränkt die Auswahl deutlich ein, kann aber unter Datenschutzaspekten (Safe Harbour) ein wichtiges Kriterium sein.
3. Möchten Sie die Lösung selbst hosten? Es gibt zahlreiche kostenlose Open-Source-Lösungen mit überraschend großem Funktionsumfang.
4. Benötigen Sie Schnittstellen zu anderen Tools, etwa Outlook oder E-Mail-Marketing-Anbietern?
5. Wie viele Mitarbeiter sollen es nutzen? Oder benötigen Sie nur eine Einzellizenz? In dem Fall reicht vielleicht schon eine kostenlose Lösung.

Fazit

Statt also in Foren zu fragen „Welches CRM-Tool könnt ihr mir empfehlen“, sollten Sie sich vorab überlegen: „Das beste Tool, wofür?“ Grenzen Sie die Auswahl anhand oben genannter Kriterien und Fragen ein. Sie bekommen dann sicher hilfreichere Antworten.

Nichtsdestotrotz interessiert uns und andere Leser natürlich die Frage: Welches CRM-Tool können Sie weiterempfehlen und warum?