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Follow-Up E-Mails schreiben: Beispiele, Muster & Tipps

Sie geben viel zu schnell auf! Zumindest bei Leuten, die Ihnen nicht sofort antworten, oder?

Die meisten von uns schreiben zwei, maximal drei Follow-Up-E-Mails bevor sie ein Angebot, den Kontakt, die gesamte Geschäftsbeziehung als „bringt nichts“ abschreiben.

Ein Fehler, denn wer beispielsweise seine eigene Inbox betrachtet, weiß, wie viele E-Mails „untergehen“, weil gerade Wichtigeres zu tun ist. Oder man ruft nicht zurück, weil es noch kein Feedback auf ein Angebot gibt. Statt dies aber offen zu sagen, sitzen wir es lieber aus und reagieren nicht. Daher: Bleiben Sie am Ball!

Nachfolgend Tipps für einen sinnvollen Follow-Up-Prozess sowie Beispiele und Vorlagen für Nachfass-E-Mails.

Wie oft sollten Sie nachfragen?

Steli Efti, CEO des CRM-Tools Close.io, empfiehlt in seinem lesenswerten, kostenlosen E-Book „The Follow-Up Formula – How to Get Everything You Want by Doing What Nobody Else Does“ bei Kontakten, die man noch nicht persönlich kennt, maximal sechs Mal nachzufragen.

If you’ve never met the other person before, don’t follow up more than six times.

Damit bleibt er wesentlich länger am Ball, als viele es tun, selbst bei Leuten, die man kennt.

Und was empfiehlt er bei bestehenden Kontakten, Bestandskunden, Menschen, denen man beispielsweise ein Angebot geschickt hat?

So lange, bis man eine Antwort bekommt.

If you already had some kind of interaction and that interaction was not a clear, definite NO, then follow up as long as it takes to get a response. Never stop till you get a response.

Wie sieht ein „optimaler“ Follow-Up-Prozess aus?

Steli Efti schlägt in seinem Buch folgende Follow-Up-Strategie vor:

  • Tag 1: Follow-up #1
  • Tag 3: Follow-up #2
  • Tag 7: Follow-up #3
  • Tag 14: Follow-up #4
  • Tag 28: Follow-up #5
  • Tag 58: Follow-up #6
  • Nach Tag 58: Follow-up einmal monatlich

Danke statt genervte Antwort

Ich hatte mir den Tipp zu Herzen genommen, mindestens sechs Mal nachzufassen bzw. so lange, bis man eine Antwort bekommt. Ergebnis: Die Mehrheit der Empfänger war dankbar, dass ich so „hartnäckig“ war.

Hallo Frau Mündlein,

vielen Dank für Ihre Geduld mit mir. Es tut mir leid, dass Sie so lange auf meine Antwort warten mussten. […]

Viele Grüße

In einem Fall meldeten sich noch Teilnehmer in letzter Minute an. Daher: Probieren Sie es aus und geben Sie nicht aus falsch verstandener Höflichkeit zu schnell auf.

Was tun, wenn Sie auf Follow-Up-E-Mails keine Antwort erhalten?

1. Schreiben Sie eine 9-Wörter-E-Mail

Viele E-Mails sind zu lange. Sie erschlagen den Empfänger mit Informationen.

Dean Jackson schlägt einen anderen Weg vor: Stellen Sie dem Gegenüber stattdessen nur eine Frage, auf die er schnell antworten kann. Er hatte diese Strategie erstmals für einen Immobilienmakler entwickelt. Dieser hatte zahlreiche Kontakte, von denen er jedoch nicht wusste, ob sie immer noch Interesse an einer neuen Immobilie hatten. Die E-Mail lautete:

Lieber Max Mustermann,

suchen Sie immer noch nach einem Haus in Georgetown?

Viele Grüße

Mehr nicht. Die Responserate war überwältigend. Zahlreiche antworteten daraufhin zwar, dass sie inzwischen anderweitig fündig geworden sind, aber selbst das ist ein Erfolg, denn um diese Kontakte muss man sich nicht weiter kümmern.

25 von 30 Kontakten antworteten

Diese Strategie probierte ein Teilnehmer nach einem Vortrag aus, in dem ich die 9-Wörter-E-Mails vorgestellt hatte. Ein voller Erfolg:

Ich habe dieses Prinzip bei inzwischen rund 30 Altkontakten angewendet und habe bei lediglich 5 keine Antwort bekommen, alle anderen haben doch tatsächlich geantwortet – darunter auch hoffnungslose Fälle, die auf vorherige Mails eben nicht geantwortet haben.

2. Rufen Sie die Assistentin an

Eine weitere Möglichkeit ist, es nicht nur beim Kontakt selbst zu probieren, sondern die Assistentin oder einen Kollegen anzurufen. „Ich versuche seit Tagen, Herrn Meyer zu erreichen, um welche Uhrzeit kriege ich ihn denn am besten an den Apparat?“ Meist finden Sie auf diese Weise den Grund für die Funkstille heraus: Krankheit, Außentermine, evtl. auch im Ausland unterwegs …

Tipps, wie Sie den Namen der Assistentin oder Kollegen herausfinden

1. Falsche Durchwahl wählen und sich in die Abteilung verbinden lassen.

2. Am Empfang die Dringlichkeit betonen.

Ich versuche, Herrn Mayer zu erreichen. Es geht um seine Teilnahme an XYZ. Können Sie mich mit seiner Assistentin oder jemandem aus seiner Abteilung verbinden? Es ist leider dringend, ich brauche heute noch eine Antwort.

3. Nutzen Sie Abwesenheits-E-Mails

Paul Castain, Vertriebstrainer aus den USA, empfiehlt, während der Urlaubszeit E-Mails zu verschicken. In den Abwesenheits-E-Mails steht meist die Vertretung samt Telefonnummer oder man erhält die Handy-Nummer für dringende Notfälle. Diese Daten sollte man sich im CRM-Tool abspeichern, um für den Fall einer Funkstille einen Kontakt oder eine Nummer zu haben, den bzw. die man anrufen kann.

Weitere Tipps für Follow-Ups

1. Es auf mehreren Wegen probieren

Nutzen Sie nicht nur E-Mails, um bei Kontakten nachzufragen. Es gibt noch weitere Kanäle:

  • Telefon
  • Persönlicher Besuch
  • SMS
  • Social Media
  • Handgeschriebene Postkarte

Steli Efti schlägt in bereits erwähntem E-Book sogar noch das gute alte Fax vor, da es heutzutage kaum jemand nutzt und man dadurch auffällt.

2. Persönliche Note

Ich hatte für das Nachfassen bei oben erwähntem Event eine Vorlage verwendet. Es gibt für Thunderbird ein kostenloses Add-on namens Quicktext. Für die meisten Teilnehmer habe ich es jedoch jeweils ein wenig angepasst, um dem Ganzen eine persönliche Note zu verleihen. Die Standard-E-Mail sah so aus:

Hallo Max,

noch keine Anmeldung von Dir für das Developer Camp?!? Du bist doch dieses Jahr wieder dabei, oder? Wollte nur kurz nachfragen, nicht dass das bei Dir untergegangen ist.

Würde mich freuen, wenn wir uns auf dem DevCamp sehen!

Viele Grüße
Ute

Darauf gab es zahlreiche Rückmeldungen, auch Absagen, bedauerlich, aber immerhin wusste ich so Bescheid.

Einem Teilnehmer schrieb ich Folgendes:

Hallo Stefan,

noch keine Anmeldung von Dir! Echt schade, ist das untergegangen? Du bist doch dabei, oder? Wir sammeln gerade auch schon fleißig Sessionvorschläge. Fehlst eigentlich nur noch Du. 😉

Daraufhin kam sofort ein Anruf mit dem Hinweis: Wenn er mal einen Vertriebler bräuchte, würde er mich anrufen. Und Ja, auch Stefan meldete sich daraufhin an.

Wie Sie sehen, die meisten sind nicht genervt, selbst wenn man das dritte oder vierte Mal nachfragt. Wichtig ist aber die persönliche Note.

3. Das Schlimmste, das passieren kann

Die meisten fassen nicht öfter nach, weil sie Angst haben, unhöflich zu sein, zu nerven oder weil sie das Schweigen als „kein Interesse“ interpretieren. Damit vergeben sie sich aber die Chance auf Erfolg. Das Schlimmste, das passieren kann, ist, hingehalten zu werden. Es ist nicht das „Nein, kein Interesse.“ Damit könnten Sie leben und sich anderen Kontakten zuwenden.
In diesem Sinne: Fragen Sie doch gleich bei einem dieser „zähen“ Kontakte nach, vielleicht mit einer 9-Wörter-E-Mail. Wer weiß, ob er/sie nicht heute Zeit für eine Antwort hat.

Das im Artikel erwähnte E-Book von Steli Efti können Sie hier kostenlos gegen E-Mail-Adresse herunterladen.
Weitere Infos zu 9-Wörter-E-Mails inklusive Beispiele finden Sie im E-Book von Dean Jackson.
Meine Präsentationsfolien zu 9-Wörter-E-Mails finden Sie hier.

Wenn Ihnen der Artikel gefallen hat, teilen Sie ihn doch mit Kollegen und Bekannten. Vielen Dank!

Written by Ute Mündlein

Ute Mündlein ist freiberuflicher Vertriebscoach und Mitgründerin von CRMmanager.de. Die häufigste Frage, die ihr nach „Wie finde ich neue Kunden?“ gestellt wird, ist: „Welches CRM-Tool empfiehlst du?“ „Es kommt darauf an“ war auf Dauer eine unbefriedigende Antwort für sie – und ihren Gegenüber. Daher hat sie begonnen, ausführliche Testberichte zunächst auf ihrem Blog Der Reiche Poet und nun auf CRMmanager zu veröffentlichen.

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