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DSGVO – SugarCRM jetzt mit Data Privacy Module und weiteren Neuerungen

SugarCRM Logo

Im Zuge der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, hat SugarCRM zahlreiche neue Features veröffentlicht. Es gibt nun ein sogenanntes Data Privacy Module. Außerdem ist ein automatisches E-Mail-Opt-out für E-Mail-Adressen vorgesehen, für die keine Einwilligung vorliegt. Insgesamt recht umfangreich, was SugarCRM vorgestellt hat.

Datenschutz – welche personenbezogenen Daten speichern Sie?

Die Antwort auf die Frage war früher gar nicht so einfach zu beantworten. Seit dem Spring ’18 Release bzw. Sugar 8 gibt es nun eine Übersicht, welche Daten gespeichert werden, etwa E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese müssen auf Wunsch gelöscht werden. Die entsprechenden Felder werden anschließend in der Kontaktansicht als „dauerhaft gelöscht“ angezeigt.

SugarCRM Data Privacy Daten dauerhaft gelöscht

Des Weiteren sieht man, welche Felder etwa von Sugar Hint mittels Datenanreicherung ergänzt wurden. Sie geben den Namen wie auch E-Mail-Adresse ein und Hint fügt dann die Unternehmensadresse, Social-Media-Profile etc. hinzu.

E-Mail-Opt-out

Wie eingangs erwähnt gibt es jetzt einen automatischen E-Mail-Opt-out. Das heißt, wenn Sie die Kontaktdaten inkl. E-Mail-Adresse manuell eingeben, wird diese als „Opted-out“ angezeigt und kann auch nicht für E-Mail-Kampagnen verwendet werden. Erst, wenn eine entsprechende Einwilligung vorliegt, kann dies geändert werden.

SugarCRM Data Privacy E-Mail Opt-out

Data Privacy Manager

Eine interessante Neuerung ist die Rolle des Data Privacy Manager (Datenschutzbeauftragten) in SugarCRM. Der- oder diejenige ist berechtigt, alle Anfragen zu bearbeiten, Daten auf Wunsch dauerhaft zu löschen und Auskunft darüber zu erteilen, welche Daten gespeichert werden.

SugarCRM Data Privacy Module Daten löschen

Dafür gibt es ein sogenanntes Personal Information Log, das zeigt, wann welche Informationen von wem erfasst wurden und welche Änderungen vorgenommen worden. Diese Übersicht kann auf Anfrage auch an den betreffenden Kontakt verschickt werden.

SugarCRM Data Privacy Audit Log

Data Privacy Module

Verwaltet wird das Ganze im Data Privacy Module. Der Datenschutzbeauftragte erhält darin eine Liste aller Anfragen und kann sie von dort aus entsprechend bearbeiten.

Mehr zum Data Privacy Module sowie weiteren Neuerungen des Sugar Spring ’18 Release bzw. für Sugar 8 lesen Sie in diesem Artikel. Dort gibt es auch ein kurzes, englischsprachiges Video, in dem Clint Oram, Mitgründer und Chief Marketing Officer, näher auf die einzelnen Features eingeht, beispielsweise auch Updates beim Advanced Workflow. Es gibt zudem einen hilfreichen Praxisleitfaden zum Thema DSGVO & CRM.

Screenshots: ©SugarCRM

Written by Ute Mündlein

Ute Mündlein ist freiberuflicher Vertriebscoach und Mitgründerin von CRMmanager.de. Die häufigste Frage, die ihr nach „Wie finde ich neue Kunden?“ gestellt wird, ist: „Welches CRM-Tool empfiehlst du?“ „Es kommt darauf an“ war auf Dauer eine unbefriedigende Antwort für sie – und ihren Gegenüber. Daher hat sie begonnen, ausführliche Testberichte zunächst auf ihrem Blog Der Reiche Poet und nun auf CRMmanager zu veröffentlichen.

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